ClearFacts uit Hoevenen heeft een online platform uitgewerkt waarmee accountants, fiduciaires en boekhoudkantoren zonder zware investeringen hun dienstenpakket kunnen uitbreiden. Dankzij de software van ClearFacts kan de documentenstroom van klanten digitaal ingelezen en verwerkt worden, waardoor kerncijfers heel snel beschikbaar zijn. "Het digitale platform verlaagt de werklast bij de accountant of boekhouder en maakt preventief optreden veel makkelijker", stelt zaakvoerder Pieter Evenepoel .
Doordat hij ook zelf gebruik kan maken van het systeem, moet de zaakvoerder niet langer wachten tot de kwartaalaangifte om inzage te hebben in zijn cijfers.
"De ondernemer kan zelf ook alle mogelijke informatie en administratie, van contracten tot facturen en restaurantbonnetjes, digitaal aanleveren. Die informatie wordt onmiddellijk verwerkt door het systemen na goedkeuring door de accountant definitief gepubliceerd. De informatie is veel sneller beschikbaar en de klant moet niet langer wachten op de kwartaalaangifte tot alles is verwerkt”, licht Pieter Evenepoel toe.
De ondernemer kan inloggen op het dashboard en overal de boekhouding van zijn zaak opvolgen. Hij kan openstaande posten en dagboeken raadplegen, rapporten trekken, kerncijfers opvragen. Het dashboard is visueel erg overzichtelijk en biedt in één oogopslag de nodige indicatoren of knipperlichten. Hierdoor beschikt de zaakvoerder over een actueel kompas voor zijn zaak. Hij is nauwer betrokken bij zijn cijfers en kan veel strategischer ondernemen.
De applicatie is interessant voor zowel de schrijnwerker als voor de dienstverlenende onderneming met 50 personeelsleden die nog steeds nauw samenwerkt met een extern boekhoudkantoor. Maar ook voor restaurants, eenmanszaken of zelfstandigen die een beperkt aantal facturen hebben maar toch meer voeling willen houden met de resultaten van hun business.
De accountant of boekhouder die gebruik maakt van ClearFacts voor zijn klanten, kan dankzij de voordelen van het online platform nog meer toegevoegde waarde leveren. "De werklast vermindert aanzienlijk doordat de documenten verwerkt worden naarmate ze beschikbaar zijn", stelt Pieter Evenepoel. "De administratie stapelt zich niet langer op tot vlak voor de kwartaalaangifte. Hierdoor kan de accountant/boekhouder zijn administratieve taken beter spreiden."
De federaties en de overheid leggen de accountant op om hun klanten preventief te begeleiden. Doordat de cijfers van de klanten via de toepassing sneller, voortdurend en overal beschikbaar zijn, kan de accountant die actievere rol makkelijker waarmaken. Met enkele muiskliks biedt hij actuele en accurate cijfers en materiaal.
Bovendien kan hij zijn dienstverlening aanvullen met extra advies, en op die manier de binding met zijn klanten vergroten. Hij staat nog dichter bij zijn klant en kan nog beter inspelen op diens noden. Of: de extra ademruimte biedt hem de gelegenheid om nieuwe dossiers te aanvaarden.
ClearFacts is geen boekhoudsoftware. De oplossing is modulair en complementair aan de meeste boekhoudpakketten en DMS-systemen die momenteel op de markt zijn. De toepassing ondersteunt het volledige documentenbeheer en de administratieve taken in voorbereiding tot het boekhouden en bestaat uit vier modules: het invoeren van alle boekhoudkundige stukken kan via diverse digitale kanalen, van scannen tot e-mailen of uploaden. In de tweede module worden documenten herkend en geannoteerd. Vervolgens worden de facturen en diverse documenten opgepikt en verwerkt in de boekhoudsoftware en de webapplicatie.Tot slot worden de gevalideerde /gecorrigeerde boekingen en documenten terug beschikbaar gesteld aan de KMO-eindgebruiker. Dat gebeurt onder de vorm van een dashboard, enkele rapporten en een digitaal archief met de gedigitaliseerde documenten en de basisinfo van de uitgevoerde boekingen. De belangrijkste financiële indicatoren en evoluties zijn dan permanent beschikbaar. De applicatie kan trouwens met het logo en in de look en feel van de accountant of boekhouder ter beschikking gesteld worden.
De accountant kan zelf bepalen wie van zijn klanten hij activeert op het platform en welke configuratie hij daarbij wenst te hanteren. De toepassing is erg gebruiksvriendelijk, ook voor de ondernemer of administratieve hulp die geen kennis heeft van boekhouden. De accountant waakt over het annoteren en behoudt zelf de volledige verantwoordelijkheid. Aangezien de toepassing naast de boekhoudsoftware staat is er geen behandeling of migratie nodig van klantendossiers. Het eenvoudigweg ‘activeren’ van de dossiers in de ClearFacts toepassing volstaat.
ClearFacts is een volledig Belgisch ontwikkelde software en werd opgericht in oktober 2013 door vijf partners, allen gepokt en gemazeld door innovatie en ondernemen. Met specialisten in webtechnologie, een expert boekhouden en expertise in data integratie had ClearFacts alle competenties in huis om dit project technisch te realiseren. Na een voorbereidende fase, mede ondersteund door het IWT, kon de applicatie in het voorjaar gelanceerd worden. Op dit moment worden enkele honderden dossiers door accountants beheerd in ClearFacts. Een groeiend aantal KMO’s werkt zelf dagelijks actief met het platform.
