In tijden van corona zijn we massaal gaan thuiswerken. Vroeger was er soms weerstand tegen, maar intussen is thuiswerken voor velen de norm. Maar nu we stilaan terug naar kantoor mogen, rijzen er meer vragen over de praktische en wettelijke invulling van telewerken. Waarmee moet u allemaal rekening houden?
1. Wordt telewerken een blijver?
“Het is moeilijk om te voorspellen wat de toekomst brengt, maar één ding is zeker: er zal sowieso meer getelewerkt of gethuiswerkt worden”, stelt Tim De Troch, Director HR Business bij HR- en Well being specialist Attentia.
Het goede is, volgens De Troch, dat velen intussen hebben kunnen proeven van thuiswerk. Ook al was het niet de meest logische vorm, want in veel gezinnen liepen de kinderen ook nog thuis rond.
2. Wat zijn de voordelen?
Bij de voordelen rekenen we, volgens Tim De Troch, onder meer de tijdswinst doordat uw medewerker geen verplaatsingen naar kantoor maakt, zich beter kan concentreren en daardoor een verhoogde efficiëntie heeft. “De medewerker kan zijn dag ‘vrijer’ invullen en bijvoorbeeld kiezen wanneer hij middagpauze neemt. Bovendien kan hij ook genieten van diverse vergoedingen vanuit de werkgever.”
Er zijn ook voordelen voor de werkgever. “Als werkgever heeft u bij het doorvoeren van meer thuiswerk minder kosten. Zo heeft u minder kantoorruimte nodig en is er een lager gebruik van de tankkaarten en elektriciteit. Het toelaten van thuiswerken zorgt bovendien voor een positief werkgeversimago”, somt de Director HR Business bij Attentia op.
3. En de nadelen?
Nadelen zijn uiteraard dat niet iedereen zijn werk van thuis uit kan doen wegens de aard van de job (productie-eenheden bijvoorbeeld), en dat de digitale infrastructuur er moet zijn, zowel bij de werkgever als bij de medewerker thuis. “Hierbij mag u ook het belang van IT-security niet over het hoofd zien. En daar staat wel een kost tegenover uiteraard."
Thuiswerk is ook niet aan elke medewerker gegeven. “Sommige medewerkers hebben de structuur van de kantooromgeving echt nodig om zichzelf een correcte werkattitude op te leggen of hebben echt nood aan het sociaal contact op de werkvloer.”
4. Thuiswerkbeleid: wat met afspraken?
Belangrijk is om alle afspraken rond thuiswerken op papier te zetten. Door de plotse verplichting om thuis te werken, hebben sommige werkgevers misschien nog geen afspraken en thuiswerkbeleid vastgelegd. “Doe dit alsnog om eventuele discussies te vermijden”, raadt Tim De Troch van Attentia aan.
Zo gaat een thuiswerkbeleid over afspraken over het ter beschikking gestelde materiaal, maar ook over de manier van werken, de werkuren (het aantal te presteren uren blijft hetzelfde, maar kan glijdend zijn), tijdsregistratie, het aantal dagen thuiswerken en ook de beschikbaarheid van de medewerker of snelheid van reageren. “Uiteraard staat hierin vermeld of er een eventuele vergoeding is”, vult De Troch aan.
Maak duidelijk dat flexibiliteit zeker kan, maar steeds in overleg met de werkgever of teamoverste, raadt hij aan. “Omgekeerd moet het duidelijk zijn dat u de privétijd en werktijd respecteert. Het is geen always on economie.”
5. Hoeveel kost het?
Door telewerken toe te laten, hoeft u als werkgever misschien minder kantoorruimte te voorzien. Waardoor de huurkost kan dalen. Anderzijds – zeker als u naar structureel thuiswerken gaat – zijn er ook kosten verbonden aan thuiswerken. “Wellicht heeft de medewerker al een laptop ter beschikking, maar randapparaten zoals een groot beeldscherm kunnen nodig zijn. Een internetverbinding of een telecomabonnement is nodig om van thuis te kunnen werken”, stelt hij. “En dan hebben we het nog niet over de eventuele kosten om te digitaliseren of de IT-security aan te passen aan thuiswerken.”
Daarnaast verbruikt de medewerker thuis elektriciteit en water, staat de airco of verwarming aan en heeft hij nog extra kosten voor bijvoorbeeld de eigen thuisprinter (papier, inkt) of zelfs koffie. Hiervoor kan hij een thuiswerkvergoeding – afgerond - tot 129,48 euro per maand ontvangen van de werkgever. Belastingvrij volgens de algemene afspraken/ruling met de belastingdiensten.
6. Is een thuiswerkvergoeding verplicht?
Een thuiswerkvergoeding is niet verplicht. De werkgever beslist of hij dit wil toestaan.
Maar er zijn wel fiscale formules. “Als werkgever kunt u tevens nog een belastingvrije vergoeding van 20 euro per maand voor het gebruik van privé-internetaansluiting en nog eens 20 euro voor gebruik van een thuiscomputer toekennen”, vertelt Tim De Troch van Attentia. “Deze vergoedingen mogen alle drie gecombineerd worden, maar de voorwaarde is dat de medewerker regelmatig thuiswerkt. Dus de medewerker moet thuis een ‘ingerichte’ werkplek hebben. Daartegenover staat dat hij sommige onkosten aan zijn woning in zijn belasting kan inbrengen.”
7. Wat met het welzijn van de medewerkers?
Mensen zijn over het algemeen thuis productiever. Dus volledig thuiswerken lijkt het ideale scenario voor menig ondernemer. Uit onderzoek blijkt echter dat een van de grootste bottlenecks het gemis aan menselijk contact is. “Via een videocall kan u dat al deels oplossen maar dan mist u een stuk lichaamstaal, wat vaak meer zegt dan woorden. Ook de informele babbel aan het koffieapparaat, eens uit de eigen thuisbubbel komen zijn belangrijk voor het psychosociaal welzijn van de medewerker”, meent De Troch. “Denk dus ook aan het welzijn van de medewerkers. Laat ze regelmatig naar kantoor komen – in ons klein land staat u op één à twee uur overal, dat is een voordeel.”
Vertrouwen speelt hier een grote rol, zo besluit hij. “Want een medewerker die vertrouwen krijgt, voelt zich ook gewaardeerd, zal groeien en zich meer geëngageerd voelen. Geen onbelangrijke troef in het aantrekken van nieuw talent en in het retentiebeleid.”
Wordt thuiswerk in de toekomst ook in jouw onderneming meer de norm? Attentia helpt je graag met het nodige advies en een duurzame thuiswerkpolicy. Benieuwd wat Attentia voor jouw onderneming kan betekenen? Ontdek het hier.
