1. Maak goede afspraken
Bespreek met een nieuwe klant vooraf wanneer je de opdracht zult factureren en wanneer je factuur betaald moet worden. Zet die afspraken in het contract of op de bestelbon en voeg er je algemene voorwaarden bij. Het best in hetzelfde pdf-document, zodat je klant niet kan beweren dat hij je algemene voorwaarden nooit heeft ontvangen.
2. Respecteer de betalingstermijn
De wettelijke betalingstermijn voor facturen tussen ondernemingen is in België 30 dagen. Die wettelijke termijn geldt tenzij de partijen een andere termijn overeenkomen. Grote bedrijven eisen van hun leveranciers vaak (veel) langere betalingstermijnen. Sinds eind april van dit jaar mag die echter nooit langer dan 90 dagen zijn als de leverancier een kmo is.
3. Verzamel alle informatie
Zorg ervoor dat je alle informatie hebt die je nodig hebt om te factureren, zoals het adres of mailadres waarnaar de factuur opgestuurd moet worden. In heel wat ondernemingen mogen geen betalingen uitgevoerd worden zonder een intern PO-nummer (purchasing order). Een factuur zonder PO wordt geweigerd.
4. Factureer tijdig en correct
Ondernemers en administratie zijn niet altijd goede vrienden. Als je zelf treuzelt met het opstellen van je factuur, zul je langer op je geld moeten wachten, want de betalingstermijn begint pas te lopen wanneer je klant de factuur ontvangt. Volgens de btw-wetgeving moet een factuur in elk geval opgemaakt worden binnen de vijf werkdagen volgend op de maand waarin de btw opeisbaar werd. Dus binnen de vijf werkdagen volgend op de maand van levering of prestatie.
Het spreekt eigenlijk vanzelf, maar controleer of er geen fouten in je factuur staan. Zeker als je geen boekhoudprogramma gebruikt maar je facturen opstelt in Excel of Word.
Tip: vermeld naast de afgesproken betalingstermijn (bijvoorbeeld ‘30 dagen’) ook een concrete datum (bijvoorbeeld ‘31 oktober’).
5. Volg betalingen op
Je hebt wel iets beters te doen dan elke dag je rekeninguittreksels te bekijken. Toch is het belangrijk dat je opvolgt of je facturen betaald worden zoals afgesproken. In een boekhoudprogramma kun je automatische herinneringen instellen als een factuur op de vervaldag nog niet betaald werd. Zorg er dan voor dat de gegevens in dat programma up-to-date zijn, zodat je klant geen rappel krijgt voor een factuur die al betaald werd.
6. Stuur herinneringen en aanmaningen
Is een factuur enkele dagen na vervaldatum nog niet betaald, bel of mail dan even en informeer of de betaling per ongeluk vergeten werd en wanneer je de betaling mag verwachten. Wijs erop dat jij jouw deel van de overeenkomst tijdig en correct hebt uitgevoerd. Blijft de factuur onbetaald, stuur dan een aanmaning waarin je wijst op de gevolgen van het niet betalen, zoals vermeld in jouw algemene voorwaarden. De aanmaning moet een nieuwe betalingstermijn vermelden.
7. Ga achter wanbetalers aan
Als de betaling na herhaalde aanmaningen uitblijft, kun je een incassobureau inschakelen of gerechtelijke stappen opstarten. Heel wat zelfstandigen deinzen daarvoor terug, omdat ze de relatie met de klant niet willen troebleren. Maar wat heb je aan een klant die niet betaalt?
Voor ‘onbetwiste schuldvorderingen’, zoals een factuur die niet betwist werd, bestaat er een eenvoudige procedure. Die moet worden opgestart door een advocaat en wordt uitgevoerd door een gerechtsdeurwaarder. Dat gaat sneller en goedkoper dan een procedure voor de rechtbank, maar is niet gratis. Informeer vooraf bij je advocaat hoeveel de kosten en het ereloon bedragen.
