CIPAL en Green Valley Belgium hebben het contract binnengehaald voor de realisatie van het gemeentelijk notulenbeheersysteem, e-decision. Green Valley Belgium werd enkele weken geleden opgezet door CIPAL (Geel) en de Limburgse holding Nuhma. Die investeerden samen in de Belgische dochteronderneming van het Nederlandse Green Valley. Green Valley heeft een systeem uitgewerkt voor de digitale ondersteuning bij de besluitvorming in schepencolleges, gemeenteraden en OCMW-raden.
Tijdens de slotconferentie van Smart Cities op 15 september 2011 stelde de informaticadienst van de stad Kortrijk de krijtlijnen voor van een nieuw te ontwikkelen notulenbeheerssysteem, e-decision. De oproep van toen om het project gezamenlijk uit te tekenen werd opgepikt door de steden Brugge, Hasselt, Leuven en Sint Niklaas. Dit resulteerde in een omvangrijk lastenboek waarin de eisen van de vijf steden bijeengebracht werden. 18 ondernemingen stelden zich naderhand kandidaat om het project te realiseren. Het duo CIPAL/Green Valley Belgium bleek over de beste troeven te beschikken.
De basis van de oplossing is het bestaande notulenbeheersysteem van Green Valley dat digitale ondersteuning biedt voor alle fasen van de besluitvorming voor schepencolleges, gemeenteraden en OCMW-raden. De bestaande oplossing zal verrijkt worden met bijkomend maatwerk en koppelingen met diverse back-office toepassingen zoals boekhoudsoftware van verschillende leveranciers voor lokale besturen.
Eind 2013 zullen de 5 steden beschikken over een nieuw webgebaseerd platform, dat de administratie zal toelaten om de voorbereiding, de behandeling en de opvolging van de raads- en collegebeslissingen volledig digitaal te laten verlopen. Bovendien zullen krachtige zoekfunctionaliteiten worden ingebouwd en zal de opvolging van dossiers na de beslissing efficiënter verlopen. Raadsleden zullen onder andere via tablets de agendapunten kunnen voorbereiden, de dossierstukken digitaal consulteren en de vergadering digitaal volgen
Vincent Van Quickenborne, kersvers burgemeester van Kortrijk, en Philippe De Coene, Schepen van informatica kijken alvast uit naar deze administratieve vereenvoudiging: “Het nieuwe platform zal niet alleen de samenwerking tussen de administratie en het beleid op een hoger niveau tillen. Stadsbestuur, OCMW en politie zullen op termijn op het zelfde systeem gaan werken, wat de transparantie enkel maar ten goede zal komen.”
“Dit is het resultaat van intensieve visiegesprekken tussen CIPAL en Green Valley”, gaat Nico Cras, directeur-generaal van Cipal verder. “De toewijzing van deze opdracht vormt het bewijs dat we met samenwerking tussen partners meer kunnen bereiken. Tevens bewijst dit dat de investering van CIPAL en Nuhma in Green Valley België, de juiste keuze is”.
Voor de 5 primaire partners was het belangrijk dat de komende jaren ook andere besturen tot de raamovereenkomst kunnen toetreden zonder een aanbesteding te moeten uitschrijven. Nico Cras: “Dergelijke intergemeentelijke samenwerkingen maken deel uit van het DNA van CIPAL, dat zelf een intergemeentelijk samenwerkingsverband is. Daarom hebben we bij het ontwerp van deze oplossing steeds een zo groot mogelijke modulariteit voor ogen gehouden. Op die manier kunnen straks ook kleinere gemeenten, OCMW’s en politiezones perfect aansluiten”.
CIPAL is als dienstverlenende vereniging het enige ICT-overheidsbedrijf bij uitstek dat informatica-oplossingen kan uitwerken voor de publieke sector. Het bedrijf telt vandaag meer dan 210 deelnemende vennoten.
