Hoe gaan ambitieuze of snel groeiende KMO’s om met hun personeelsadministratie? En vooral: met de toepassingen en het bijhorende advies. Wat is voor hen van tel? We brengen een bezoek aan softwarebedrijf TOPdesk en kijken hoe zij het aanpakken.
1. De uitdaging: correcte loonadministratie in een veranderende omgeving
Voor medewerkers is het cruciaal dat de lonen tijdig en correct worden uitbetaald. Anderzijds hebben ondernemers nog heel wat andere taken en willen zij de loonberekening ook gewoon zo efficiënt mogelijk doen verlopen. Het verhaal van TOPdesk is kenmerkend voor de snelgroeiende Belgische KMO met groeipijnen.
TOPdesk is een internationaal software en consultingbedrijf met dertien vestigingen in tien landen. Maar in België zijn ze een KMO met 33 vaste medewerkers, 12 jobstudenten en locaties in Antwerpen en Charleroi. De ambitie van TOPdesk, leverancier van service management software, is om andere organisaties te helpen bij het verbeteren van hun dienstverlening en het opvolgen van meldingen. “We zijn een groeiende organisatie. We stelden in 2015 de doelstelling om in drie jaar tijd te verdubbelen, zowel in medewerkers als in omzet”, vertelt Jurgen Koster, algemeen directeur TOPdesk Belgium. Hun HR-aanpak moest hierop aansluiten.
Ook stelde de overkoepelende holding van TOPdesk steeds meer eisen. In die veranderende en dynamische omgeving botste het bedrijf al snel op de limieten van hun verouderde HR-systeem. Een meer diepgaande ondersteuning was dus nodig.
2. De oplossing: een geschikte tool en advies
Al sinds 2008 is TOPdesk klant bij Attentia, maar in 2016 was het tijd voor een update van die samenwerking. Het bedrijf koos voor de digitalisering van de personeelsadministratie via de modulaire app QIOSQ Plus van Attentia. Deze tool, gecombineerd met de afwezigheidsmodule, bood een oplossing op de uitdagingen van de snelle groei en de complexe wetgeving inzake HR en welzijn.
Met QIOSQ Plus kan een bedrijf onder andere personeelsgegevens beheren, lonen in een handomdraai berekenen en vakantiedagen beheren met de verlofmodule. En dit alles is altijd en overal beschikbaar, ook mobiel. “De meerwaarde voor ons als organisatieperspectief is dat we minder vragen krijgen, omdat onze medewerkers meer zelf kunnen doen in de tool”, vertelt Jurgen Koster. “Het zelfoplossend vermogen rond HR-vragen is hiermee duidelijk bij hen gelegd. Ze hebben dezelfde documenten voor zich en hebben die dus al kunnen bekijken voor ze met de vraag naar ons komen.” Naast de applicatie is ook het advies van Attentia hierbij, volgens hem, een grote meerwaarde.
3. Het resultaat: sterker HR-beleid
Een aangepaste tool en aanpak werpt zijn vruchten af. “We zijn een KMO. We zijn ondernemer en daar moeten we ons mee bezig houden. Arbeidswetgeving, en alles in het verlengde daarvan, is complex en foutgevoelig. Er zijn altijd partijen die met je meekijken of je het goed doet. Attentia is hierbij voor ons een waarborg dat we het ook goed doen.”
De oplossing is ook proactief. “Eventuele fouten kunnen gemakkelijk hersteld worden en aanpassingen van de wetgeving, waar wij misschien nog geen weet van hebben, worden doorgevoerd. Daar zit voor ons de meerwaarde van de tool en het advies van Attentia”, vindt Koster. “Maar als ondernemer wil je wel grip houden. Je wil goed weten wat er gebeurt en hoe je er zelf invloed op hebt. Dat is wat deze oplossing ons biedt. We krijgen volledige inzage en eigenlijk werken we via QIOSQ samen met Attentia aan ons HR-beleid”, stelt hij. “Als je kan terugvallen op een expert in de materie, kom je samen tot een sterker HR-beleid.”
Digitaliseer uw KMO
Kies QIOSQ en ga aan de slag.
Met uw internetverbinding, login en wachtwoord kunt u de klok rond, zeven op zeven dagen inloggen. Alle gegevens staan op de beveiligde servers van Attentia. Wij zorgen ervoor dat al uw personeelsgegevens juist ingelezen zijn en dat de toepassing altijd gebruiksklaar is. Bovendien kan ook uw boekhouder toegang krijgen als dat nodig is.
