Ook al rijden je medewerkers met een bedrijfswagen van het type Chrysler ‘Grand Voyager’ of een Toyota ‘Land Cruiser’, verplaatsingen zijn niet onbeperkt. Nu de zomer is begonnen, rijst de vraag: mag iedereen met zijn of haar firmawagen op reis? En waar moet je als werkgever zoal op letten?
“Het is niet omdat een bedrijfswagen ook voor persoonlijk gebruik kan dienen, dat uw medewerkers er zomaar mee op vakantie naar het buitenland kunnen vertrekken”, stelt Yves Labeeu, tax en legal consultant bij Attentia.
1. Buitenlandse kilometers spelen geen rol
Om te beginnen: hoe zit dat financieel? Medewerkers krijgen een bedrijfswagen in de eerste plaats voor professionele verplaatsingen. Maar wegens het persoonlijk gebruik van het voordeel worden ze belast op een zogenaamd voordeel van alle aard. “Dit kan gaan om woon-werkverkeer of om zuivere privéverplaatsingen, zoals een privéreis naar het buitenland”, verduidelijkt Labeeu.
De waardering van dit belastbaar voordeel gebeurt op basis van onder meer de cataloguswaarde, de inschrijvingsdatum, het brandstoftype en de CO2-uitstoot. “Het aantal gereden kilometers speelt hierbij geen enkele rol, ook niet de kilometers tijdens een buitenlandse reis. Dit betekent ook dat het gebruik van een bedrijfswagen op reis niet uitdrukkelijk wettelijk geregeld is.”
2. Een goede car policy is cruciaal
Experts zoals Yves Labeeu van Attentia raden werkgevers alvast aan om de gebruiksvoorwaarden voor reizen in het buitenland reis op te nemen in de car policy. “In principe kan een onderneming het gebruik van de bedrijfswagen voor buitenlandse reizen verbieden, en dat dus ook vermelden in de policy. Maar in de praktijk gebeurt dat niet vaak.”
Regels die, volgens Labeeu, wel vaak opduiken in zo’n car policy zijn:
– Een verbod om de tankkaart in het buitenland te gebruiken
– Een beperking van de reis tot landen die gedekt worden door de autoverzekering (vaak EU-landen)
– Een beperking van de medereizigers tot inwonende gezinsleden
– Ook kunt u bepalingen opnemen over het plaatsen van een trekhaak, fietsendragers, dakkoffers en het gebruik van aanhangwagens, caravans, …
Dan zijn er nog de bijzondere situaties die zich kunnen voordoen tijdens een reis. Schrijf alvast ook voor wat uw medewerkers moeten doen in geval van:
– Ongevallen in het buitenland
– Diefstal van de wagen, toebehoren, nummerplaat en officiële boorddocumenten
– Verkeersboetes
Het gebeurt overigens slechts zelden dat een werkgever een vergoeding vraagt voor het gebruik van de bedrijfswagen in het buitenland. “Wilt u dat toch doen, dan moet dit contractueel voorzien zijn. Wat de medewerker in zo’n geval zou moeten betalen, mag u als werkgever dan wel in mindering brengen van het principieel belastbaar voordeel”, aldus Labeeu.
3. Wees duidelijk over mogelijke sancties
Ter ontrading voorzien werkgevers vaak sancties voor als hun medewerkers de regels overtreden. “Afhankelijk van de aard van de overtreding gaat de sanctionering van een schadevergoeding tot zelfs ontslag.” Tijdens het privégebruik van de wagen ligt de aansprakelijkheid ook volledig bij de medewerker. “Werkgevers vermelden in de car policy dan ook het best welke schade ze op de medewerker kunnen verhalen.”
Duidelijke afspraken door middel van zo’n car policy zijn helder voor iedereen en vermijden nodeloze discussies wanneer er een overtreding is. “Het juridisch team van Attentia helpt ondernemingen bij het opstellen van zo’n car policy. Dankzij hun expertise weten zij perfect wat de mogelijkheden zijn en wat de wetgeving zegt.”
Heeft u nog geen car policy?
In de Attentia-webshop vind je een template voor een car policy of een terbeschikkingstelling. Die kunt u snel aanpassen aan de specifieke afspraken binnen uw onderneming. Eerder op zoek naar een car policy op maat? Attentia Legal Partners helpen u.
