De meeste bedrijven hebben door de uitbraak van de COVID-19-crisis weinig keuze: gezondheid primeert en daarom is telewerk verplicht voor hun beeldschermwerkers. Meetings kunnen ook tijdens deze coronatijden gewoon digitaal en van op afstand doorgaan. Maar niet iedereen heeft hier ervaring mee. Hoe pak je zo’n online vergaderingen het best aan? Machteld Van de Woestyne van Attentia overloopt tien tips.
Conference calls, videomeetings, … Onze technologie maakt het dan ook mogelijk om van overal in te loggen en aan een meeting deel te nemen. “De meeste bedrijven hebben deze vernieuwende manier van vergaderen intussen omarmd”, stelt Machteld Van de Woestyne, preventieadviseur ergonomie bij Attentia.
1. Beperk het aantal vergaderingen
Vergaderen is voor sommige medewerkers een fulltime bezigheid. Op kantoor hebben ze amper de tijd om even een glaasje water te halen voor de volgende meeting zich alweer aandient. “Door meer op afstand te vergaderen, gaan we ons vaker afvragen of een meeting eigenlijk echt wel noodzakelijk is”, stelt Van de Woestyne. “Je zal merken dat je heel wat dingen beter kunt oplossen door een mail te sturen of door even kort met de juiste persoon te telefoneren.”
Stel jezelf daarom altijd de vraag of een vergadering het beste communicatiemiddel is. “Heb je input van collega’s nodig of wil je gewoon informatie meedelen? In het tweede geval is het echt niet nodig om iedereen in een meeting te verzamelen. De tijd die vrijkomt, kan je voor andere dingen gebruiken.”
2. Beperk het aantal deelnemers
Beperk je bij het uitnodigen tot de medewerkers die echt noodzakelijk zijn in de online meeting. “Online is het sowieso praktisch als er niet te veel mensen aan een call deelnemen. Zo vermijd je ook dat iedereen door elkaar zou beginnen praten”, vindt ze. “Ga dus goed na wie volgens jou echt een bijdrage zal leveren. Maak een vergaderverslag. Dit kan je achteraf delen met andere medewerkers die alleen op de hoogte moeten zijn.”
Word je zelf uitgenodigd voor een meeting waarin je eigenlijk niets te zoeken hebt? “Vraag dan of jouw aanwezigheid echt vereist is en deel jouw beperkte inbreng desnoods aan een andere medewerker mee”, raadt Machteld Van de Woestyne aan.
3. Stel een duidelijke agenda samen
Wanneer een verzoek voor een meeting binnenkomt, wordt bijna altijd gevraagd om een volledig uur of zelfs langer te blokkeren. “De meeste meetings hoeven echter niet zo lang te duren. Less is more, dat is voor vergaderingen op alle vlakken een goed uitgangspunt”, oppert Van de Woestyne.
Probeer meetings ook in de vooropgestelde tijd af te handelen door een duidelijke agenda samen te stellen. “Zorg er in elk geval voor dat alle belangrijke punten besproken worden en dat iedereen na de meeting weet wat van hem of haar verwacht wordt.”
4. Kies voor een rustig plekje
Een vergadering op kantoor vindt meestal in een afgesloten ruimte plaats. Bij een vergadering op afstand is het de verantwoordelijkheid van iedere deelnemer om zich op een rustige plaats te zetten. “Bedenk dat achtergrondlawaai in jouw omgeving ook hoorbaar is voor jouw vergaderpartners en dat dit echt storend kan zijn”, stelt ze. Ben je niet alleen thuis? Informeer je huisgenoten dan vooraf dat je in vergadering bent, raadt de preventieadviseur aan.
Bij een videomeeting is het ook een goed idee om even na te denken over wat er allemaal in beeld te zien is. “Vermijd bijvoorbeeld dat de camera overbelicht wordt of dat er op de achtergrond voortdurend kinderen of andere huisgenoten door het beeld wandelen.”
5. Gebruik een headset
Mogelijks ben je niet als enige in je huis aan het werken. Om zelf niemand te storen, gebruikt je het best een headset. “Zo moeten anderen niet meeluisteren en lijkt het voor hen alsof je gewoon aan het telefoneren bent. Zelf ga je op die manier ook minder afgeleid zijn door achtergrondgeluiden.”
6. Zorg dat alle technologie goed werkt
Een online vergadering vraagt in de eerste plaats een stabiele internetverbinding. Het is niet leuk voor andere deelnemers als je constant uit de virtuele vergaderruimte vliegt en terug toegang moet vragen. “Probeer ook tools te gebruiken die bij je medewerkers bekend zijn. Zo vermijd je alvast onnodig tijdverlies en stress wanneer andere deelnemers proberen in te loggen”, raadt Machteld Van de Woestyne van Attentia aan.
7. Audio is belangrijker dan video
Verwacht je dat iedere deelnemer in beeld komt? “Zeg dat dan voor de vergadering begint. Maar hou er wel rekening mee dat audio vaak al voldoende is om efficiënt te vergaderen. Veel mensen voelen zich voor de camera niet comfortabel. Het is dus beter om er gewoon voor te zorgen dat iedereen elkaar goed kan verstaan”, vindt ze.
Wie niet aan het woord is, kan z’n microfoon ook best even uitzetten. Zo ga je andere sprekers nog minder storen met geluiden, bijvoorbeeld als je notities neemt.
8. Duid een gespreksleider aan
Soms is op voorhand duidelijk wie de vergadering leidt, maar dat is niet altijd het geval. “Net zoals op kantoor heb je een dirigent nodig die de agenda opvolgt en de juiste vragen stelt. Deze persoon zorgt er ook voor dat iedereen de kans krijgt om aan het woord te komen. Meer nog dan bij een fysieke vergadering dreigen stillere medewerkers op de achtergrond te verdwijnen.” Met een goede gespreksleider komt ieder agendapunt aan bod, worden goede afspraken gemaakt en verloopt een vergadering netjes binnen het afgesproken tijdschema.
9. Maak van een call gebruik om te bewegen
We zitten al een hele dag op een stoel te werken. Op kantoor moeten we ons tenminste nog naar de vergaderruimte verplaatsen of hebben we de gelegenheid om eens al wandelend te vergaderen. Thuis zijn onze mogelijkheden om te bewegen beperkt. “Overtuig jouw medewerkers dus om tijdens een online vergadering even recht te staan of zelfs rond te wandelen. Met een headset is dit perfect mogelijk, natuurlijk alleen op voorwaarde dat dit de meeting niet verstoort”, stelt Machteld Van de Woestyne van Attentia die als preventieadviseur ergonomie dit aspect ook zeker wil benadrukken.
10. Maak ook eens wat tijd voor smalltalk
Deze laatste tip is vooral in COVID-19-tijden heel belangrijk. Aangezien veel mensen een hele dag thuis geïsoleerd zitten te werken, vormt een online meeting een belangrijk moment van sociaal contact. “Val daarom niet meteen met de deur in huis, maar vraag iedereen even hoe het ermee gaat. Tijd voor een grapje tussendoor moet ook zeker kunnen.”
Meer weten over optimaal thuiswerken in tijden van corona? Herbekijk hier het recente webinar van Attentia rond dit thema of ontdek de andere interessante webinars in het kader van de coronacrisis.
