“Bedrijfskennis zit vandaag op tientallen plaatsen”, weten Dries (gekend van Solvengo en andere bedrijven) en Dirk (gekend van Cooltech, Sasput, enzovoort). “In een ERP- of CRM-systeem, in Outlook en SharePoint, in documenten en procedures, maar evengoed in het hoofd van een medewerker die al dertig jaar weet hoe bepaalde problemen worden opgelost. Als er zich een probleem stelt, of een uitdaging zich aandient, is het zoeken geblazen naar de juiste informatie.”
Net die versnippering van kennis en ervaring vormde het vertrekpunt voor Knoqs (zie het leuke introfilmpje onderaan!). “Elk softwaresysteem lost vandaag wel een deel van het probleem op”, zegt zaakvoerder Dries Karmaoui. “Maar vaak ontbreekt een laag die de kennis over al die systemen en afdelingen heen samenbrengt.” Knoqs positioneert zich daarom niet als vervanger van bestaande bedrijfssoftware, maar als een horizontale kennislaag erbovenop. De ambitie is om informatie uit onder meer sales, HR, finance, planning, service en productie met elkaar te verbinden. “Heel concreet: voor alle vragen over het bedrijf ga je te rade bij Knoqs, die doorheen de volledige beschikbare informatie het juiste antwoord genereert.”
Troubleshooting
Startpunt van het systeem is de bundeling van alle bestaande informatie. Enerzijds bestaat die uit alle data die al ter beschikking zijn (bv. in het ERP-pakket), anderzijds wordt die aangevuld door permanent input te geven. Knoqs zal daarom vragen stellen aan de medewerkers, zodat de kennis wordt toegevoegd aan de volledige dataset. “We starten met een herkenbare chat, die binnen een gecontroleerde bedrijfsomgeving communiceert met de medewerkers en zo hun kennis en ervaring oppikt. Stel bijvoorbeeld dat een onderhouds- of installatiefirma technici op de baan heeft. Na elke interventie kunnen ze dan via de chat de oplossing doorgeven die ze voor het betreffende probleem hebben voorzien. Die verzamelde input is een blijvende bron voor toekomstige troubleshooting. Via Knoqs kunnen andere collega’s dan bijvoorbeeld opvragen welke afspraken eerder met een klant werden gemaakt, welke documenten bij een opdracht horen, wat de historiek van een machine is of waar een bepaalde procedure staat.”
Van chat naar ‘company brain’
In een volgende stap kunnen informatiebronnen zoals Outlook, SharePoint, Odoo, Exact Online, ERP- en CRM-systemen worden gekoppeld. Daardoor moet AI niet alleen algemene antwoorden geven, maar ook antwoorden op basis van de eigen bedrijfscontext.
“Dat is voor ons het verschil met een algemene AI-tool”, zegt Peeters. “Die kan veel weten over een bepaald type machine, maar kent niet automatisch jouw klant, eerdere interventies of interne afspraken.” Knoqs noemt dat bredere concept een ‘company brain’: een bedrijfsbrein waarin kennis wordt gecapteerd, gecentraliseerd, toegankelijk gemaakt en uiteindelijk ook bruikbaar wordt voor processen en automatisering. Het bedrijfsmodel wordt als het ware getraind met alle beschikbare info die de continuïteit kan waarborgen.
Kennis in het hoofd
Een bijzondere uitdaging is de zogenaamde tacit knowledge: praktische kennis die nergens is neergeschreven. Denk aan een ervaren technieker die aan het geluid van een machine hoort wat er misloopt, of een verkoper die precies weet hoe een bepaalde klant wil worden benaderd.
“Wanneer zo iemand na dertig of veertig jaar vertrekt, verdwijnt vaak een stuk van de echte knowhow van het bedrijf”, zegt Karmaoui. Dat probleem wordt de komende jaren groter door de vergrijzing en uitstroom van ervaren werknemers en ondernemers. Knoqs gebruikt daarvoor de term ‘silver tsunami’. Het bedrijf ziet kennisbeheer daardoor niet alleen als een technologisch vraagstuk, maar ook als een vorm van bedrijfscontinuïteit.
Verzekering tegen vertrek
“Bedrijven verzekeren zich tegen brand, schade en aansprakelijkheid”, aldus Karmaoui. “Maar meestal niet tegen het moment waarop iemand met dertig jaar ervaring vertrekt en niemand nog precies weet hoe bepaalde zaken werken. Hetzelfde geldt bij een overname. Een andere partij koopt een bedrijf, maar het risico dat bij de overdracht veel informatie verloren gaat, is heel reëel. Als je dan met Knoqs werkt, is elk detail over het functioneren van het bedrijf nog aanwezig, en kan je alles wat nodig is eenvoudig opvragen. Uiteraard speelt dat mee in de waardebepaling, als je een bedrijf verkoopt met alle in’s en out’s in plaats van louter een btw-nummer.”
Nieuwe medewerkers sneller op weg
Een concreet voordeel ziet Knoqs ook bij onboarding. “Nieuwe medewerkers moeten vandaag vaak worden ingewerkt door ervaren collega’s, waardoor eigenlijk twee mensen tijdelijk minder productief zijn. Als bedrijfskennis digitaal toegankelijk wordt, kan een nieuwe medewerker zelf vragen stellen over procedures, klanten, producten of historische beslissingen. Daardoor moet dezelfde informatie niet telkens opnieuw mondeling worden overgedragen.”
Gratis AI-sessie voor 10 lezers!
Naast de technologie zet Knoqs ook in op opleidingen. Onder de noemer ‘Begrijp AI, Gebruik AI’ krijgen ondernemers en medewerkers uitleg over de basis van artificiële intelligentie, praktisch prompten en concrete toepassingen binnen een bedrijf.
“Eerst kennis geven, dan pas kennis verkopen”, vat Karmaoui de aanpak samen. “Bedrijven moeten eerst begrijpen wat AI wel en niet kan, en kunnen dan de geknipte oplossing voor hun bedrijf implementeren.”
Speciaal voor Made in Limburg stelt Knoqs daarom 10 gratis plaatsen beschikbaar voor lezers die een opleidingssessie rond AI willen volgen. De bedoeling is dat deelnemers -zonder commerciële verkooppitch- kennismaken met praktisch AI-gebruik, prompting en mogelijke toepassingen binnen hun eigen onderneming. Wie gratis wil deelnemen, stuurt best een mailtje naar redactie@madeinlimburg.be. Wij brengen je dan in contact met Knoqs!
