De nood is duidelijk: in heel Vlaanderen worden tientallen kilometers vergunningen en bestuurlijke stukken nog uitsluitend op papier bewaard. Deze documenten zijn kwetsbaar voor verlies of beschadiging en veroorzaken een aanzienlijke administratieve last, zeker wanneer ze regelmatig moeten worden opgevraagd of gedeeld. Voor veel besturen is het bovendien moeilijk om zelf over de benodigde expertise, geschikte apparatuur en voldoende tijd te beschikken om digitalisering op een correcte en duurzame manier uit te voeren. Digitalisering biedt daarom een belangrijke oplossing om processen te vereenvoudigen, risico’s te beperken en de dienstverlening naar burgers te verbeteren.
“Dit is een belangrijke stap voor de gehele publieke sector,” zegt Pieter Vansynghel. “Lokale besturen, agentschappen en instellingen worden vandaag geconfronteerd met gigantische papieren archieven die veel tijd en risico’s met zich meebrengen. Door die digitalisering centraal en professioneel te organiseren, creëren we rust, overzicht en zekerheid.”
Met de nieuwe raamovereenkomst worden veel uitdagingen opgelost. “Youston begeleidt elke organisatie vanaf de eerste dag en neemt het volledige proces uit handen: van het ophalen en registreren van archiefdozen tot het schonen, rubriceren en professioneel digitaliseren van diverse documenttypes. Dankzij deze digitalisering zijn dossiers altijd snel en eenvoudig toegankelijk, waardoor de dienstverlening naar burgers efficiënter, sneller en betrouwbaarder wordt.”
Tegelijkertijd ontzorgt Youston de besturen door praktische problemen en (juridische) risico’s te beperken. “Organisaties kunnen zich volledig richten op hun kernactiviteiten, terwijl de archivering en digitale beschikbaarheid van documenten professioneel door ons wordt beheerd”, aldus nog Vansynghel. “Hierdoor verloopt het interne proces soepeler en kan de overheid beter en makkelijker inspelen op de behoeften van burgers.”
Met deze opdracht wil Youston niet alleen archieven digitaliseren, maar ook het fundament leggen voor een bredere digitale transformatie bij Vlaamse overheden. “Digitalisering is pas waardevol als ze eenvoudig en betrouwbaar is. Dat is precies wat deze samenwerking mogelijk maakt. We zijn trots dat we de komende vier jaar mee mogen bouwen aan het digitaal geheugen van Vlaanderen. Dit past helemaal in onze missie om alle werknemers in de publieke en private sector in staat te stellen om overal digitaal te werken, ongeacht de locatie”, besluit Pieter Vansynghel.
