Is uw werknemer even uit roulatie? Dan kan u hem of haar via een vervangingsovereenkomst tijdelijk vervangen. De juridische dienst van HR-dienstengroep Acerta legt uit hoe dat werkt.

U en uw werknemer zijn verbonden door een arbeidsovereenkomst. Die arbeidsovereenkomst kan worden geschorst. De werknemer komt dan een poosje niet werken maar komt na verloop van tijd terug. De arbeidsovereenkomst wordt alleen maar onderbroken, zij wordt niet beëindigd. Jaarlijkse vakantie, ziekte, kort verzuim, zwangerschapsrust, tijdskrediet… zijn maar enkele voorbeelden van schorsingen.

Voor de duur van de afwezigheid van uw werknemer mag u een vervanger in dienst nemen met een vervangingsovereenkomst. Is die vervangingsovereenkomst van onbepaalde duur, dan gaat de vervanger uit dienst zodra de werknemer die hij vervangt terugkomt. U hoeft dan geen rekening te houden met de langere wettelijke opzeggingstermijnen die u normaal wel zou moeten respecteren bij een gewone overeenkomst van onbepaalde duur.

Een vervangingsovereenkomst moet aan een aantal voorwaarden voldoen:

1. Zij kan alleen maar worden gebruikt voor de vervanging van een werknemer van wie de arbeidsovereenkomst geschorst is. U mag voor alle schorsingen een vervanger in dienst nemen maar niet als de titularis van de overeenkomst (dit is de persoon van wie de arbeidsovereenkomst geschorst is) afwezig is wegens tijdelijke werkloosheid om economische redenen, tijdelijke werkloosheid wegens slecht weer, staking of lock out.
2. Zo’n vervangingsovereenkomst moet schriftelijk zijn en voor elke vervanger afzonderlijk worden opgesteld. Het document moet de reden van de vervanging vermelden maar ook de identiteit van de te vervangen werknemer en de voorwaarden van de indienstneming. Deze overeenkomst moet ondertekend worden, ten laatste op het moment dat de vervanger in dienst komt.

De vervangingsovereenkomst kan van bepaalde of van onbepaalde duur zijn. In een vervangingsovereenkomst van onbepaalde duur moet de opzeggingstermijn vermeld staan en die mag korter zijn dan de wettelijke opzeggingstermijnen. Voor zover dat in de vervangingsovereenkomst opgenomen is, is het zelfs mogelijk deze te laten aflopen op het moment dat de titularis van de job zijn oorspronkelijke functie opnieuw opneemt. Is de vervangingsovereenkomst van bepaalde duur, dan moet een einddatum vermeld zijn en dan gelden dezelfde regels als bij de gewone arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur. De vervangingsovereenkomst van bepaalde duur eindigt op het moment dat de einddatum bereikt wordt.

Een vervangingsovereenkomst mag niet langer duren dan 2 jaar, tenzij het gaat om een vervanging voor tijdskrediet of loopbaanvermindering. Dan mag die termijn van 2 jaar wel overschreden worden.