Kort na de heropstart van Lyra-Lierse kreeg Hans de vraag of hij de club kon helpen met het sponsorbeheer. Als zelfstandig IT’er had hij al een ruime ervaring met verschillende geïntegreerde platformen, maar hij stelde vast dat bestaande software vaak te duur of te ingewikkeld was voor amateurclubs met veel leden. Daarom besloot hij zelf iets te maken dat ‘zijn’ club echt zou helpen.
De functionaliteiten van het systeem groeiden snel. In het eerste jaar lag de focus nog op sponsorbeheer en facturatie. Daarna werden ook evenementenbeheer en ticketing toegevoegd, van inschrijvingen en stoelreserveringen tot automatische facturatie aan de supporters. Inmiddels brengt het platform ook supporters en sponsors nauwer in contact met hun club.
Intussen heeft Hans het platform Clubwise genoemd en is het commercieel uitgerold. Het is nu een modulair platform waarbij clubs zelf kunnen kiezen welke modules ze gebruiken. Dat maakt het flexibel en overzichtelijk. “Ik zag dat er eigenlijk geen tools bestonden die echt zijn afgestemd op amateurclubs”, legt hij uit. “Dus ontwikkelde ik iets betaalbaars dat aan hun noden tegemoet komt.”
Gecentraliseerd
Voor Lyra-Lierse betekent Clubwise een enorme verlichting. “Vroeger gaven we onderling vaak Excel-bestanden of documenten door, maar op welke harde schijf stonden die dan? Wie had de juiste versie? Het werd soms een chaos”, zegt Matthias Hendrix, verantwoordelijke club-to-supporter en communicatie van Lyra-Lierse. “Nu zit alles gecentraliseerd in een systeem. Alles is correct en overzichtelijk beschikbaar. Onze vrijwilligers kunnen daardoor efficiënter werken.”
Naast het sponsorbeheer en de ticketing worden ook evenementinschrijvingen en zelfs de wafelverkoop bij Lyra-Lierse verwerkt via Clubwise. “Wat vroeger een wirwar van mails en losse documenten was, is nu simpel toegankelijk voor iedereen die het nodig heeft”, vertelt Hans.
Core business
Volgens Matthias kunnen tal van andere clubs hun voordeel doen bij Clubwise, aangezien vrijwilligers soms moeilijk te vinden zijn en de regels steeds strenger worden. “Een groot deel van onze administratieve processen zit nu in dit geïntegreerd systeem. Het maakt het veel makkelijker om samen te werken en tegelijk aan alle verplichtingen te voldoen, zoals overheidsaangiftes en Peppol-facturatie. We besparen tijd en kunnen ons extra focussen op voetbal, onze core business.”
Inmiddels test onder meer ook KSK Heist het platform uit. De reacties zijn daar tot nu toe zeer lovend volgens Hans. Hij blijft Clubwise voortdurend verder ontwikkelen. Het platform kan ook interessant zijn voor sportclubs buiten het voetbal en zelfs voor de evenementensector. Met zijn project toont hij in elk geval aan dat digitalisering niet alleen voor professionele clubs is weggelegd. “Het draait allemaal om overzicht, eenvoud en tijd voor wat echt telt: de club”, vat Hans samen.
