Factuurvoorwaarden vormen nogal eens een bron van betwisting tussen klant en leverancier, onder meer omdat er bepaalde voorwaarden ontbreken of omdat ze niet accuraat zijn opgesteld. Het is bijgevolg van het grootste belang deze voorwaarden correct op te stellen en vervolgens op correcte wijze mee te delen aan uw klanten.
Het verdient aanbeveling de verkoopsvoorwaarden op te nemen op de achterzijde van uw offertes, bestelbonnen, en/of op de achterzijde van uw factuur. Het louter vermelden van de verkoopsvoorwaarden op uw website volstaat niet om deze afdwingbaar te maken, ook niet wanneer in de offerte, bestelbon of orderbevestiging wordt verwezen naar de plaats waar je deze voorwaarden kunt terugvinden.
De situatie is uiteraard anders voor online overeenkomsten, tenminste wanneer de verkoopsvoorwaarden bij het afsluiten van de transactie integraal weergegeven worden of minstens te raadplegen zijn via een hyperlink.
Voor particulieren neemt u best nog een aantal bijkomende voorzorgen omdat voor hen veel minder snel wordt aangenomen dat zij de voorwaarden gezien hebben en ermee akkoord zijn gegaan.
Waarop moet u letten?
- Indien u regelmatig handelt met anderstalige klanten, heeft u best ook factuurvoorwaarden in een taal die uw klant begrijpt. U dient er namelijk voor te zorgen dat de bestemmeling de taal van de voorgedrukte tekst begrijpt, zo niet kan deze de taal inroepen om zijn gebrek aan instemming met deze vermeldingen te bewijzen
- Indien u factuurvoorwaarden in verschillende talen gebruikt, zorg er dan voor dat ze identiek zijn
- Clausules inzake eigendomsvoorbehoud moeten schriftelijk bedongen zijn uiterlijk bij de levering van de goederen. Het is daarom aangewezen dergelijke clausules niet voor de eerste maal aan te brengen op de factuur omdat de factuur meestal ná de levering volgt. Neem dit dus reeds op in uw offertes en/of bestelbonnen. Vergeet niet dat deze clausules enkel betrekking kunnen hebben op roerende goederen die nog in natura aanwezig zijn en niet zijn verwerkt of vermengd met een ander roerend of onroerend goed
- U voorziet in uw verkoopsvoorwaarden best nalatigheidsinteresten en een schadebeding maar weet dat de rechtbanken deze herleiden indien ze buitensporig worden geacht en dat u alle interesten en schadebedingen tot 10% van de hoofdsom moet beperken indien u gebruik maakt van de vereenvoudigde incassoprocedure die sinds 1 juli 2016 geldt tussen handelaars voor de invordering van onbetwiste geldschulden
- Vermeld een betalingstermijn in uw verkoopsvoorwaarden
- Voorzie een klachtentermijn en -procedure
Goede verkoopsvoorwaarden zijn een must voor elke onderneming. Laat ze op maat opstellen of laat ze zeker eens nakijken door een specialist.
Katrien CaersFiscaal jurist
Toekomstlaan 38, 3600 Genk
