Arco ontwart het kluwen van inkomende post van Société Wallonne des Eaux

Village Nr. 1 Entreprises zocht begin dit jaar een partner om haar backoffice diensten te optimaliseren en vond die in Arco Information. De samenwerking startte met het efficiënt inscannen van facturen, maar vond al snel uitbreiding naar inkomende post. Het maatwerkbedrijf uit Waals-Brabant slaagt er nu in om zo’n 900 documenten per dag – brieven en mails – intelligent te verwerken voor haar klant Société Wallonne des Eaux.

Aangeboden door adverteerder

14 november, 2021

Het doorgeven van de meterstand, een aanvraag voor een nieuwe installatie of de melding van een verhuis. Particuliere klanten overladen Société Wallonne des Eaux dagelijks met brieven en mails. Om die zo goed en zo snel mogelijk te verwerken, doet de Waalse watermaatschappij een beroep op Village Nr. 1 Entreprises. Ook voor hen een hele klus, zeker wanneer alles wat voor 15u binnenkomt, verwerkt moet worden. Gelukkig steekt Arco daar een flink handje toe.

“De binnenkomende post, zowel mails als gescande brieven, worden via onze digitale mailroom automatisch verwerkt. Op basis van artificiële intelligente slaagt de tool erin om woorden of gegevens te herkennen en het document meteen aan de juiste dienst te bezorgen”, vertelt Michel Verschueren, senior accountmanager bij Arco.

Validatie ter perfectie

Daarbij wordt meer dan 80% automatisch herkend. Soms gaat het echter om handgeschreven brieven of foto’s van een meterstand van slechte kwaliteit. Daarom zorgen de medewerkers van Village Nr. 1 Entreprises bij ieder document nog voor een bijkomende validatie.

“Dat maakt dat de foutenmarge tot een absoluut minimum wordt herleid”, aldus Verschueren. “Dankzij de korte communicatielijn met Village Nr. 1 Entreprises ontvangen we ook voortdurend feedback over vaak voorkomende woorden, woordgroepen of mogelijke andere aanpassingen ter verbetering van de tool. Op die manier kunnen we onze software steeds verder optimaliseren. Voor dit project is dat in het Nederlands, Frans en Duits, al hebben we bij Arco nog verschillende andere woordenboeken die we de baas zijn.”

Toegevoegde waarde

De toepassing groeit uit naar een toegevoegde waarde voor iedereen met inkomende post. Het herkennen van poststukgegevens wil Arco daarom nog verder uitrollen, naar onder meer ondernemingen en steden en gemeenten.

“Niet iedereen heeft grote volumes poststukken per dag, maar met deze oplossing in de cloud slagen we erin om een interessante formule aan te bieden die een enorme tijdsbesparing en efficiënte workflow in de hand werkt”, besluit Verschueren.