OVERIJSE/LEUVEN/HALLE/VILVOORDE – Het is vandaag voor de twaalfde keer e-mailloze vrijdag. Eén dag lang worden medewerkers van ondernemingen, overheidsinstanties en organisaties aangemoedigd om geen of zo weinig mogelijk e-mails of andere digitale berichten te versturen. “In theorie is er niets mis met e-communicatie, maar in de praktijk kreunen de meeste gebruikers onder de overlast die de tsunami aan communicatie veroorzaakt”, aldus initiatiefnemer Gunnar Michielssen uit Overijse.
Wie denkt dat e-mail op zijn retour is door de introductie van nieuwe communicatiemiddelen als Skype, Whatsapp of Teams, vergist zich. Traditioneel is de Verenigde Staten de koploper inzake e-mailgebruik. Daar nam in 2018 het aantal bedrijfsmails nog toe met 4,4%. Vermoedelijk zal het aantal in België sneller stijgen, want met een gemiddelde van 40 e-mails per dag loopt de Belgische professional nog achter op de V.S. (met een gemiddelde van 88 e-mails per dag). Specialisten verwachten pas tegen 2023 een stagnatie van het aantal e-mails.
Markante onderzoeksresultaten
Sinds 2016 onderzoeken Gunnar Michielssen en zijn collega’s het gebruik van elektronische communicatiemiddelen op vraag van Belgische en Nederlandse bedrijven en overheidsorganisaties. Michielssen: “De gemiddelden spreken tot de verbeelding, maar sommige extreme resultaten doen vragen rijzen naar de houdbaarheid van onze huidige manier van werken”, aldus Michielssen.
Het onderzoek leverde enkele markante resultaten op:
- bij een groot nutsbedrijf ontving de “recordhouder” 400 e-mails per werkdag. Dat is bijna één e-mail per minuut.
- 57% van alle e-mails die na de werkuren wordt verstuurd, wordt vóór middernacht gelezen.
- 23,3 % van alle professionele e-mails die vrijdagnacht (!) wordt verstuurd, is gelezen voor zaterdagochtend 9 uur. Eén op dertig ontvangers las de mail al voor 6 uur ’s morgens…
- 27% van alle e-mails in de inbox wordt als volstrekt nutteloos beoordeeld.
- 58% van de professionals zegt dat e-mail hen geregeld afhoudt van ander belangrijk werk.
- De werkgever krijgt van zijn werknemer 5,5 op 10 op het vlak van e-mailcultuur.
“Natuurlijk zal één dag zonder e-mail de problemen van elektronische communicatie niet oplossen”, aldus Gunnar Michielssen. “Maar dankzij E-mailloze vrijdag ontdekken de deelnemers dat één dag zonder e-mail en andere vormen van elektronische communciatie buitengewoon productief kan zijn. Wie ervaart dat het e-mailloze werken de productiviteit een flinke boost geeft, springt er de andere dagen van het jaar mogelijk verstandiger mee om.”
Waarom 29 november?
Precies 48 jaar geleden verzond Ray Tomlinson, programmeur bij het Amerikaanse softwarebedrijf BNN, de allereerste e-mail ooit. Hij was ook de eerste die het @-teken gebruikte voor het adresseren van zijn boodschap. De exacte datum van dit historische bericht vergat hij intussen, maar zelf situeert Tomlinson dit eerste bericht in de periode november-december 1971. De laatste vrijdag van november is dus een voor de hand liggende dag voor dit verjaardagsfeestje. Hopelijk wordt het een feestje zonder de jarige.
Gunnar Michielssen
Gunnar Michielssen is communicatieconsultent en trainer. Samen met zijn collega’s helpt hij organisaties als de U Gent, Barco, Total en tal van overheidsinstellingen hun e-mailcultuur bij te sturen.
